REGELUNG ZUR MELDUNG VON VERSTÖSSEN UND ZUM SCHUTZ VON PERSONEN, DIE VERSTÖSSE MELDEN, SOWIE ZU RECHTLICHEN FRAGEN

IM ARCHÄOLOGISCHEN MUSEUM DES MITTLEREN ODERGEBIETS IN ZIELONA GÓRA

Anhang Nr. 1 zur Verordnung

§ 1. Rechtsgrundlage

Die vorliegenden Richtlinien wurden auf der Grundlage folgender Rechtsvorschriften erstellt:

Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2019 über den Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden (Amtsblatt der EU 2019 L 305/17).

§ 2. Zweck

Der Zweck dieser Geschäftsordnung ist:

der Schutz von Personen, die Missstände oder Versäumnisse im Betrieb des Archäologischen Museums des mittleren Odergebiets in Zielona Góra melden,

die Förderung der Meldung von Verstößen und Unregelmäßigkeiten, um diese aufzudecken und zu beseitigen

 der Schutz der Interessen des Archäologischen Museums des mittleren Odergebiets in Zielona Góra sowie der an seiner Tätigkeit beteiligten Personen und Einrichtungen und potenzieller Teilnehmer.

§ 3. Begriffsbestimmungen

In dieser Richtlinie werden folgende Begriffe verwendet:

Museum – Archäologisches Museum des mittleren Odergebiets,

2. Meldender – die Person, die die Meldung vornimmt. Eine Person, die im Zusammenhang mit ihrer Arbeit tätig ist oder war bzw. Kontakt unterhält oder unterhielt, insbesondere:

 Mitarbeiter, auch wenn das Arbeitsverhältnis bereits beendet ist,

Bewerber, der im Rahmen des Einstellungsverfahrens oder der Vertragsverhandlungen vor Vertragsabschluss Kenntnis von einem Rechtsverstoß erlangt hat,

Person, die auf einer anderen Grundlage als einem Arbeitsverhältnis tätig ist, einschließlich auf der Grundlage eines zivilrechtlichen Vertrags,

 Personen, die unter der Aufsicht und Leitung eines Auftragnehmers, Subunternehmers oder Lieferanten arbeiten, einschließlich auf der Grundlage eines zivilrechtlichen Vertrags,

Vertragspartner,

Praktikanten,

Freiwillige.

Person, die dem Meldenden bei der Meldung oder der öffentlichen Aufdeckung im Zusammenhang mit der Arbeit oder der Tätigkeit des Museums hilft.

Von der Meldung betroffene Person – Person, die einen Rechtsverstoß begangen hat, oder mit der diese Person in Verbindung steht.

 Interne Meldung – die Übermittlung von Informationen über Unregelmäßigkeiten und Rechtsverstöße an das Museum,

Externe Meldung – die Übermittlung von Informationen über Unregelmäßigkeiten und Rechtsverstöße an externe Stellen oder die Veröffentlichung von Informationen über Verstöße,

 Verstoß – ein Verhalten oder eine Handlung des Museums, das bzw. die gegen allgemein geltende Rechtsvorschriften, Standards oder interne Regelungen des Museums verstößt, insbesondere durch Missbrauch oder Fahrlässigkeit von Personen, die im Namen oder im Auftrag des Museums handeln,

 Untersuchungsverfahren – Maßnahmen, die von dem durch eine gesonderte Verordnung eingesetzten Team für die Meldung von Unregelmäßigkeiten und Rechtsverstößen ergriffen werden, einschließlich der Entgegennahme und Überprüfung von Meldungen, interner Ermittlungen und des Untersuchungsverfahrens.

 Rückmeldung – die Übermittlung von Informationen an den Meldenden über geplante oder ergriffene Folgemaßnahmen und die Gründe für diese Maßnahmen.

 Vergeltungsmaßnahmen – Reaktionen und Maßnahmen, die gegenüber dem Hinweisgeber im Zusammenhang mit seiner Meldung ergriffen werden und für ihn negative Folgen haben können, wozu insbesondere repressive Maßnahmen, Diskriminierung oder andere Formen ungerechter Behandlung zählen, wie z. B.: Gehaltskürzung, Einschränkung der beruflichen Entwicklungs- oder Aufstiegsmöglichkeiten oder andere diskriminierende Maßnahmen oder Mobbing.

 Anlaufstelle für Meldungen – der für die Umsetzung des Programms zuständige Verwaltungs- und Personalspezialist des MAŚN.

§ 4. Allgemeine Bestimmungen

Die interne Regelung formalisiert die geltenden Grundsätze für die Meldung tatsächlicher oder potenzieller Verstöße durch Mitarbeiter, Personen, die Tätigkeiten für das Museum ausüben, oder andere Personen und Einrichtungen.

 Die in dieser Geschäftsordnung festgelegten Regeln für die Meldung von Verstößen haben zum Ziel:

dem Meldenden ein vertrauliches Verfahren zur Meldung begründeter Verdachtsmomente zu gewährleisten, ob Verstöße oder Unregelmäßigkeiten vorliegen oder vorliegen könnten, und gleichzeitig sicherzustellen, dass die von ihnen gemeldeten Sachverhalte mit der gebotenen Ernsthaftigkeit, Unparteilichkeit, Fairness, Objektivität und unter vollständiger Vertraulichkeit behandelt und aufgeklärt werden,

die Vertraulichkeit sowie den Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen gegenüber dem Meldenden zu gewährleisten, der gemäß dieser Richtlinie und den geltenden Rechtsvorschriften handelt.

Die Geschäftsordnung ist ein internes Dokument des Museums, und ihre Bestimmungen gelten für alle Mitarbeiter des Museums sowie für Personen und Einrichtungen, die Tätigkeiten für das Museum ausüben.

§ 5. Meldungen

 Personen, die Kenntnis von Verstößen haben, die bei der Ausübung der Arbeit oder bei der Erfüllung von Aufgaben für das Museum, in dessen Namen oder in dessen Interesse auftreten, sollten unverzüglich eine Meldung erstatten und dabei die ihnen bekannten Tatsachen, Ereignisse und Umstände darlegen. Diese Personen sollten in gutem Glauben und auf der Grundlage rationaler Tatsachen und rechtlicher Grundlagen handeln.

 Jede Person und jede mit dem Museum zusammenarbeitende Stelle sollte das Museum bei seinen Maßnahmen zur Gewährleistung der Einhaltung der Bestimmungen dieser Geschäftsordnung unterstützen.

Die Nichtbeachtung der oben genannten Meldepflicht kann nachteilige Folgen für die Person oder die mit dem Museum zusammenarbeitende Stelle haben, die sich dieser Pflicht entzieht.

 Meldungen und Ermittlungsverfahren sind vertraulich und werden mit der gebotenen Sorgfalt geprüft.

Alle Meldungen werden ausschließlich von dazu befugten Personen auf der Grundlage von Vollmachten geprüft, die vom Direktor des Museums erteilt werden, vorbehaltlich der Notwendigkeit, die Meldung aufgrund gesonderter gesetzlicher Vorschriften weiterzuleiten.

 Meldungen werden nicht geprüft, wenn sie offensichtlich unbegründet sind oder wenn die in der Meldung genannten Umstände nachweislich nicht überprüft werden können.

 Das Fehlen ausreichender Informationen, die für eine zuverlässige Aufklärung der Unregelmäßigkeiten erforderlich sind, kann zur Einstellung des Ermittlungsverfahrens führen.

Der Person, die die Meldung in gutem Glauben vornimmt, der Person, in deren Namen die Meldung erfolgt ist, sowie den von der Meldung betroffenen Stellen steht Schutz zu, einschließlich des Schutzes der Identität. Sofern die Meldung in gutem Glauben erfolgt, kann sie – selbst wenn sie sich als unwahr herausstellen sollte – keine Grundlage für die Haftung oder Konsequenzen gegenüber dem Meldenden darstellen. Insbesondere haben die Person, die die Meldung erstattet, und die Person, in deren Namen die Meldung erstattet wurde, das Recht, dass keine Daten offengelegt werden, die ihre Identifizierung ermöglichen; ebenso darf die Tatsache der Meldung keinerlei negative Auswirkungen auf ihre Herabstufung, das Ausbleiben einer Beförderung, eine Gehaltskürzung oder die Kündigung des Arbeits- oder Kooperationsvertrags haben. Dem Schutz unterliegen Personen, die:

Sie sind von der Richtigkeit der gemachten Meldungen überzeugt,

handeln nicht in böswilliger Absicht,

erwarten weder persönliche noch materielle Vorteile.

9. Sollte sich im Laufe des Ermittlungsverfahrens herausstellen, dass in der Meldung von Unregelmäßigkeiten wissentlich Unwahrheiten angegeben oder Tatsachen verschwiegen wurden, kann der meldende Mitarbeiter gemäß den Bestimmungen des Arbeitsgesetzbuches disziplinarisch zur Verantwortung gezogen werden. Ein solches Verhalten kann auch als schwerwiegende Verletzung der Arbeitnehmerpflichten eingestuft werden und als solches zur fristlosen Kündigung des Arbeitsverhältnisses führen. Im Falle eines Hinweisgebers, der auf zivilrechtlicher Grundlage Dienstleistungen für das Museum erbringt oder Waren an das Museum liefert, kann die Feststellung einer falschen Meldung von Unregelmäßigkeiten zur Kündigung des betreffenden Vertrags und zur endgültigen Beendigung der Zusammenarbeit zwischen den Parteien führen. Unabhängig von den oben genannten Folgen kann der Meldende, der wissentlich eine falsche Meldung erstattet, schadensersatzpflichtig gemacht werden.

§ 6. Erstattung von Meldungen

Eine interne Meldung kann mündlich, in Papierform oder elektronisch erfolgen (Anhang Nr. 1).

 Eine mündliche Meldung kann auf Antrag des Meldenden in Form eines persönlichen Treffens erfolgen – im Rahmen eines direkten Treffens, das an einem vom Arbeitgeber angegebenen Ort mit der für die Entgegennahme der Meldung zuständigen Person zu einem festgelegten Termin stattfindet, der nicht später als 7 Tage nach Einreichung des Antrags liegt.

 Der Annahmebeauftragte erstellt eine schriftliche Notiz über das Treffen bezüglich des Gegenstands der Meldung.

Eine Meldung in Papierform kann an folgende Adresse gesendet werden:

Archäologisches Museum des mittleren Odergebiets, ul. Długa 27, 66-008 Świdnica

 Durch Einwurf der Anmeldung in den dafür vorgesehenen Briefkasten im Sekretariat (Anschrift wie oben).

5. Die Anmeldung in elektronischer Form kann an folgende E-Mail-Adresse gesendet werden: sygnalisci@muzeum-swidnica.org

Um ein objektives Verfahren zu ermöglichen, wird dem Hinweisgeber empfohlen, in der Meldung mindestens folgende Angaben zu machen: Datum und Ort des Vorfalls, eine detaillierte Beschreibung des Sachverhalts, der Gegenstand der Meldung ist, Angaben zu Personen, die mit dem Sachverhalt in Verbindung stehen oder stehen könnten, sowie die persönlichen Daten des Hinweisgebers.

Die Anmeldung kann folgende Form haben:

•  Offen, wenn der Meldende einer vollständigen Offenlegung seiner Identität zustimmt, sowohl gegenüber den an der Aufklärung beteiligten Personen als auch gegenüber Dritten,
• Vertraulich, wenn die Daten des Meldenden vor dem Zugriff Unbefugter geschützt werden, insbesondere durch die Anonymisierung der Daten des Meldenden.

Die Bestätigung des Eingangs der Meldung an den Meldenden erfolgt innerhalb von 7 Tagen nach Eingang, es sei denn, der Meldende hat keine Adresse angegeben, an die die Bestätigung zu senden ist.

Die maximale Frist für die Übermittlung einer Rückmeldung an den Meldenden beträgt 3 Monate ab der Bestätigung des Eingangs der Meldung.

Der Empfänger der Meldung kann den Meldenden um die Übermittlung zusätzlicher, die Meldung ergänzender Informationen bitten.

Die oben genannten Meldekanäle stehen auch Vertragspartnern, Geschäftspartnern und Unternehmen zur Verfügung, die im Namen oder im Auftrag des Museums tätig sind.

§ 7. Schutz des Hinweisgebers

Durch die Festlegung einer internen Geschäftsordnung gewährleistet das Museum die Unparteilichkeit bei der Prüfung von Meldungen und garantiert die Vertraulichkeit sowie den Schutz der meldenden Personen, der Personen, die bei der Meldung behilflich sind, sowie der mit dem Meldenden verbundenen Personen.

Eine Person, die eine Meldung in gutem Glauben erstattet, genießt Schutz vor Ungleichbehandlung, insbesondere vor Diskriminierung oder Repressionen, selbst wenn im Rahmen des durchgeführten Untersuchungsverfahrens festgestellt wurde, dass kein Verstoß vorlag.

Repressive, diskriminierende oder sonstige ungerechte Behandlungen gegenüber folgenden Personen werden nicht toleriert:

•  Die Person, die die Meldung erstattet,
• die Personen, die an dem Ermittlungsverfahren beteiligt sind,
• die Person, die bei der Erstattung der Meldung hilft.

Verstöße gegen die vorstehende Regelung können Anlass für Disziplinarmaßnahmen sein.

Ein Mitarbeiter, der Vergeltungsmaßnahmen ausgesetzt ist, die eine Folge der Meldung sind oder sein könnten, sollte dies unverzüglich dem Leiter der Abteilung für Verwaltung und Personal mitteilen.

Einem Hinweisgeber, der während des gesamten Verfahrens keine Zustimmung zur Offenlegung seiner Identität erteilt hat, wird Anonymität gewährt, vorbehaltlich der Fälle, in denen die Offenlegung der Identität des Hinweisgebers aufgrund allgemein geltender Rechtsvorschriften erforderlich ist.

Die personenbezogenen Daten der Hinweisgeber werden nach Ablauf der Zeit gelöscht, die zur Erreichung des Verarbeitungszwecks, d. h. zur Klärung der in der Meldung genannten Unregelmäßigkeit, erforderlich ist. Unmittelbar nach Erreichen dieses Zwecks werden die in der Meldung enthaltenen personenbezogenen Daten gelöscht, während andere in den Meldungen über Verstöße enthaltene Informationen sowie Informationen über die ergriffenen Folgemaßnahmen für einen Zeitraum von 5 Jahren in den Systemen verbleiben, gerechnet ab dem ersten Tag des Jahres, das auf das Jahr folgt, in dem diese Informationen bearbeitet, geführt oder erstellt wurden.

§ 8. Ermittlungsverfahren

Der Direktor des Museums benennt die Mitglieder des Teams für die Meldung von Unregelmäßigkeiten und Rechtsverstößen, die für die vorläufige Überprüfung, die Einleitung von Folgemaßnahmen sowie die damit verbundene Verarbeitung personenbezogener Daten zuständig sind.

1. Der Direktor des Museums erteilt den für die Entgegennahme von Meldungen zuständigen Personen sowie den Mitgliedern des Teams für die Meldung von Unregelmäßigkeiten und Rechtsverstößen schriftliche Vollmachten.
2. Die bevollmächtigten Personen sind zur Geheimhaltung verpflichtet.
3. Falls eine interne Meldung von einem nicht bevollmächtigten Mitarbeiter entgegengenommen wurde, ist dieser verpflichtet,:

• Keine Weitergabe von Informationen, die zur Identifizierung des Hinweisgebers oder der von dem Hinweis betroffenen Person führen könnten,
• Unverzügliche Weiterleitung des Hinweises (intern und/oder extern) an einen befugten Mitarbeiter des Museums oder an die zuständige Behörde, ohne Änderungen an diesem Hinweis vorzunehmen.

Entgegennahme und Überprüfung interner Meldungen, Ergreifen von Folgemaßnahmen sowie die damit verbundene Verarbeitung personenbezogener Daten:

• Verhindert, dass unbefugte Personen Zugang zu den in der internen Meldung enthaltenen Informationen erhalten,
• gewährleistet den Schutz der Anonymität des Meldenden und der von der Meldung betroffenen Person.

Der für die Entgegennahme zuständige Sachbearbeiter trägt die Meldung in das Melderegister ein.

1.  Der für die Entgegennahme der Meldung zuständige Mitarbeiter informiert den Direktor des Museums in jedem Fall über die Einleitung eines Untersuchungsverfahrens im Zusammenhang mit der eingegangenen Meldung und teilt ihm den Gegenstand der Meldung mit.
2.  Auf der Grundlage der vom Empfänger der Meldung erhaltenen Informationen setzt der Museumsdirektor ein Team für Meldungen von Unregelmäßigkeiten und Rechtsverstößen ein, um ein Untersuchungsverfahren durchzuführen.
3. Ziel des durchgeführten Untersuchungsverfahrens ist es, den Sachverhalt festzustellen und alle Zweifel bezüglich der in der Meldung dargestellten Situation zu klären.
4.  Nach Abschluss des Verfahrens erstellt das Untersuchungsteam einen Bericht, den es zusammen mit den Schlussfolgerungen und einem Vorschlag zum weiteren Vorgehen an den Direktor des Museums übermittelt.
5. Je nach den Ergebnissen des durchgeführten Verfahrens entscheidet der Direktor des Museums über weitere Maßnahmen, einschließlich der Benachrichtigung der zuständigen Strafverfolgungsbehörden, sofern Anhaltspunkte für einen Rechtsverstoß vorliegen.
6.  In Fällen, in denen die Meldungen den Direktor des Museums betreffen oder wenn die Umstände des Falles dies rechtfertigen, trifft der Bürgermeister von Zielona Góra die in Punkt 6 oben genannte Entscheidung.

§ 9. Schlussbestimmungen

1.  Die Einhaltung der Bestimmungen dieser Geschäftsordnung entbindet nicht von der Einhaltung der allgemein geltenden Rechtsvorschriften.
2. Die Geschäftsordnung gilt für alle Mitarbeiter des Museums sowie für Personen und Einrichtungen, die Tätigkeiten für das Museum ausüben.
3. Jeder Mitarbeiter macht sich mit dem Inhalt der Geschäftsordnung vertraut und bestätigt dies durch seine eigenhändige Unterschrift.
4.  Die Mitarbeiter sind verpflichtet, die in der Geschäftsordnung festgelegten Regeln strikt einzuhalten.
5. Ein Mitarbeiter der Abteilung für Verwaltung und Personalwesen leistet Unterstützung bei der Auslegung der Bestimmungen der Geschäftsordnung.

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FORMULARZ ZGŁOSZENIA NARUSZEŃ W MAŚN

Data sporządzenia:  …………………………………………………………………………………………………………………………………..

Namentliche Anmeldung: Vor- und Nachname: …………………………………………………………………………………………………………………………………………. Kontaktdaten: ……………………………………………………………………………………………………………………………………..

Auf welchen Bereich bezieht sich Ihre Meldung? KorruptionsverdachtInteressenkonflikt Mobbing Sonstiges: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………….……………..……………………………………………………….

Inhalt der Meldung: Beschreiben Sie Ihre Verdachtsmomente und die Umstände des Vorfalls so detailliert wie möglich, soweit Ihnen diese bekannt sind; geben Sie die Daten der Personen an, die die in der Meldung genannten Unregelmäßigkeiten begangen haben; Geben Sie die Daten der Personen an, die möglicherweise Opfer der Unregelmäßigkeiten geworden sind; welches Verhalten/welche Handlung möchten Sie melden; wann hat sich der Vorfall ereignet; haben Sie bereits jemanden über den Vorfall informiert; bestehen Verbindungen zwischen den oben genannten Personen; welche Auswirkungen haben die von Ihnen beschriebenen Unregelmäßigkeiten verursacht oder können sie verursachen?……………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..……………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………..…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……..…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..……………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………..………………………………………………………………………………………………………………………………………………..………………..……………… …………………………………………………………………………………………………………………………………..……………..……………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………..…..……………………………………………………………

Optional: Beweismittel und Zeugen……………………………………………………………………………………………………………………………………………………..…………..……………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………..…………..……………………………………………………………………………………………………………………………………………………..…… ……..………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..………..…………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………..………..……………………………………………………………..

Erklärung des Hinweisgebers: Ich erkläre, dass ich in gutem Glauben handle und die begründete Überzeugung habe, dass die offengelegten Informationen der Wahrheit entsprechen; ich mache diese Meldung nicht, um einen Vorteil zu erlangen; die offengelegten Informationen entsprechen meinem Kenntnisstand, und ich habe alle mir bekannten Fakten und Umstände im Zusammenhang mit der Meldung offengelegt; mir ist das geltende Verfahren zur Meldung von Rechtsverstößen und zur Einleitung von Folgemaßnahmen bekannt ………………………………………………………………………………… ………………….Datum und lesbare Unterschrift der meldenden Person